Gestión de No Conformidades, Reclamaciones y Desviaciones
Centraliza la gestión de no conformidades, reclamaciones de cliente, desviaciones e incidencias internas en un único flujo estructurado, con control de tareas, responsables y trazabilidad completa
Qué es la gestión de no conformidades y reclamaciones
El módulo de Gestión de No Conformidades de ShareMe permite registrar, analizar y cerrar no conformidades, reclamaciones de cliente, desviaciones de proceso e incidencias internas de forma ordenada y auditable. Todas estas situaciones —independientemente de su origen o denominación— se gestionan bajo un mismo proceso, garantizando coherencia, seguimiento y evidencia objetiva dentro del sistema de gestión de calidad.
Tipos de incidencias que se pueden gestionar
Con ShareMe es posible gestionar, entre otras:
Todas ellas se registran y tratan bajo el mismo esquema de control.
No conformidades internas
Reclamaciones y quejas de cliente
Incidencias operativas
No conformidades detectadas en auditorías
Desviaciones de proceso
Incumplimientos de requisitos
Flujo de gestión por fases
La gestión de no conformidades, reclamaciones o desviaciones se estructura en fases claras:
Apertura (borrador)
→ Análisis
→ Cierre
→ Cerrada
El sistema contempla también el estado Desestimada, manteniendo el registro bloqueado para preservar la integridad de la información.
Aplicable a sistemas de gestión basados en estándares
Este módulo está orientado a organizaciones que trabajan con sistemas de gestión basados en estándares como:
ISO 9001 (calidad)
ISO 14001 (medio ambiente)
OHSAS 18001 / ISO 45001 (seguridad y salud)
IFS (seguridad alimentaria)
GAMP (entornos regulados)
SA 8000 (responsabilidad social)
Cada rol dispone de niveles de acceso configurables según responsabilidades.
Bandejas de control y seguimiento
Las incidencias se organizan automáticamente en:
No conformidades e incidencias abiertas
No conformidades e incidencias cerradas
No conformidades e incidencias desestimadas
Esta vista facilita la priorización y el control diario del sistema de calidad.
Registro y clasificación estructurada
Cada no conformidad, reclamación o desviación se documenta mediante un formulario estructurado que incluye:
Datos generales del registro
Clasificación por tablas configurables:
Empresa
Origen
Causas generales
Causas específicas
Ámbito
Proceso
Categoría (no conformidad, desviación, etc.)
Cada registro queda codificado automáticamente al guardarse.
Gestión de análisis y responsables
ShareMe permite configurar el circuito de análisis y cierre según las necesidades de la organización:
Definición de responsables de análisis por departamento o ámbito
Definición de responsables de cierre
Asignación de personas implicadas en el tratamiento de la incidencia
Esto permite adaptar el proceso a distintas áreas como calidad, producción, logística o servicios.
Tareas asociadas a no conformidades y reclamaciones
Durante el análisis o cierre se pueden crear tareas vinculadas a cada registro, incluyendo:
Responsable
Fecha de inicio
Fecha de vencimiento
Fecha de finalización
Descripción de la acción
El sistema no permite cerrar una no conformidad, reclamación o desviación si existen tareas pendientes.
Workflows y notificaciones
El módulo incorpora flujos de trabajo que controlan las transiciones clave del proceso, como:
Envío a análisis
Envío a cierre
Devolución a fases anteriores (con motivo)
Desestimación
Cierre
Reapertura de registros cerrados
Estas transiciones pueden generar notificaciones automáticas por correo electrónico.
Control reforzado y trazabilidad
Para garantizar la integridad del sistema:
Las acciones críticas pueden requerir confirmación mediante contraseña
Los registros cerrados o desestimados no son modificables
Los cambios de estado quedan registrados en el log del sistema
Se validan campos y operaciones antes de ejecutarlas
Esto refuerza la trazabilidad y el control frente a auditorías.
Roles y niveles de acceso
El módulo contempla distintos perfiles de usuario, como:
Propietario del sistema
Gestores del módulo
Creadores de registros
Personas implicadas en análisis y cierre
Usuarios con permiso de lectura
Cada rol dispone de niveles de acceso configurables según responsabilidades.
Búsqueda, evidencias y exportación
Búsqueda de no conformidades, reclamaciones y desviaciones mediante metadatos
Adjuntar evidencias (documentos, imágenes, informes, etc.)
Exportación de registros a Excel para análisis o auditoría
Beneficio clave para el sistema de calidad
La gestión integrada de no conformidades, reclamaciones y desviaciones en ShareMe permite demostrar que:
Las incidencias se registran y clasifican de forma consistente
El análisis y las acciones se controlan hasta su cierre
No existen cierres sin tareas completadas
Los registros mantienen trazabilidad y coherencia histórica
Esto reduce la reincidencia de problemas y fortalece la madurez del sistema de gestión.