Gestión y Control Documental
Gestiona documentos de calidad con control de versiones, trazabilidad completa, flujos de aprobación y seguridad de acceso en un único sistema
Qué es la Gestión y Control Documental
El módulo de Gestión y Control Documental de ShareMe está diseñado para dar soporte a los sistemas de gestión basados en los principales estándares internacionales, permitiendo controlar todo el ciclo de vida de los documentos de forma estructurada, segura y auditable.
La solución cubre necesidades clave como el control de versiones, la seguridad de acceso, la trazabilidad de la información y la auditoría de cambios, elementos esenciales en sistemas de gestión exigentes.
Aplicable a sistemas de gestión basados en estándares
La aplicación de Gestión y Control Documental de ShareMe está orientada a organizaciones que trabajan con sistemas basados en:
ISO 9001 (Calidad)
OHSAS 18001 / ISO 45001 (Seguridad y Salud Laboral)
GAMP (Buenas Prácticas de Fabricación Automatizada)
ISO 14001 (Medio Ambiente)
IFS (Seguridad Alimentaria)
SA 8000 (Responsabilidad Social Corporativa)
Acceso y requisitos técnicos
El módulo se opera en un entorno web, accesible desde los principales navegadores del mercado y soportado sobre plataformas tecnológicas estándar.
Entre sus características técnicas destacan:
1. Integración con sistemas de gestión de usuarios de la compañía
2. Autenticación integrada con Directorio Activo o Microsoft 365
3. Políticas de seguridad de contraseñas (caducidad y complejidad)
4. Almacenamiento de datos en bases de datos estándar del mercado
5. Acceso simultáneo de múltiples usuarios
6. Soporte para archivos de varios megabytes
Seguridad y control de accesos
El acceso a la aplicación está controlado mediante una lista de control de acceso, que permite asignar usuarios o grupos (integrados con el directorio activo) a distintos roles con diferentes niveles de permisos, como:
Control total
Colaboración
Edición
Lectura
El nombre del usuario autenticado es visible en la aplicación, reforzando la trazabilidad de las acciones realizadas.
Metadatos y clasificación documental
A cada documento cargado en el sistema se le asocia un formulario de metadatos, que permite:
Clasificar y organizar la documentación
Facilitar la búsqueda y recuperación
Crear agrupaciones lógicas de documentos
Filtrar y ordenar la información
Los metadatos incluyen información sobre fechas clave como creación, modificación, revisión, aprobación, vigencia, próxima revisión y obsolescencia.
Tipos de documentos y parametrización
La aplicación dispone de tablas de configuración que permiten adaptar el sistema a la estructura de cada organización, incluyendo:
Tipos de documentos
Empresas
Unidades organizativas
Procesos
Ámbitos documentales
Manuales y agrupaciones de documentos
Los tipos de documento permiten clasificar y etiquetar los documentos de gestión, diferenciando claramente entre tipo de documento y tipo de fichero.
Ciclo de vida del documento
Cada documento gestionado en ShareMe sigue un ciclo de vida claramente definido:
Elaboración → Revisión → Aprobación → Aprobado → Vigencia → Obsolescencia
El estado de cada documento es fácilmente identificable en todo momento, permitiendo un control riguroso del sistema documental.
Flujos de trabajo y notificaciones
El sistema implementa flujos de trabajo para:
Envío de documentos entre fases
Devoluciones con desestimación
Aprobación y puesta en vigor
Además, se generan notificaciones por correo electrónico asociadas a eventos relevantes del documento, que pueden configurarse y desactivarse según necesidad.
Roles en el ciclo de vida del documento
Para cada documento se definen perfiles con responsabilidades claras:
Responsable
Carga el documento, lo clasifica, define perfiles, inicia flujos y gestiona revisiones y anulaciones.
Elaboradores
Elaboran el documento y lo envían a revisión.
Revisores
Validan o desestiman documentos en revisión.
Aprobadores
Aprueban o desestiman documentos pendientes de aprobación.
Lectores
Acceden a documentos aprobados o vigentes en modo lectura.
Los permisos se adaptan automáticamente al rol y al estado del documento.
Edición y trabajo colaborativo
Los elaboradores, revisores y aprobadores pueden consultar y editar documentos Word o Excel directamente desde el navegador de Microsoft, sin necesidad de descargarlos, siempre que el documento se encuentre en la fase correspondiente.
Documentos vigentes y obsoletos
Los documentos vigentes pueden anularse o cancelarse
Los documentos anulados se mantienen controlados en un repositorio de documentos obsoletos
Todos los roles implicados tienen acceso de lectura a los documentos vigentes
Formación y registros de lectura
Durante la fase de aprobado (previa a la vigencia), los documentos pueden utilizarse para actividades de formación.
Los usuarios pueden indicar que han leído o recibido formación sobre un documento, generándose registros de lectura que facilitan el control de la formación asociada.
Relaciones entre documentos
ShareMe permite establecer relaciones entre documentos en desarrollo, aprobados o vigentes, facilitando la consulta cruzada y el acceso a la versión vigente de los documentos relacionados.
Gestión de documentos externos
El sistema permite gestionar documentación externa (normativas, legislación, etc.):
Clasificación y organización mediante metadatos
Vinculación con documentos de gestión
Consulta por distintos criterios
Sin flujo de aprobación asociado
Control de copias e impresión
El módulo incluye control avanzado de copias:
Copias controladas, no controladas y copias para cumplimentar
Numeración de copias controladas
Marcas de agua en copias no controladas
Personas implicadas en análisis y cierre
Búsqueda, alarmas y seguimiento
La aplicación incorpora:
Búsquedas simples y avanzadas por metadatos y contenido
Alarmas de próxima revisión de documentos
Avisos automáticos por email cuando se superan plazos
Auditoría, logs y trazabilidad
El sistema implementa:
Registro de logs parametrizable
Registro de cambios en fechas clave
Registro de generación de PDFs
Petición de contraseña para operaciones relevantes con firma
Control de eliminación de registros
Esto permite una trazabilidad completa de las operaciones realizadas sobre los documentos.
Exportación y reporting
La información del sistema puede exportarse a Excel para facilitar la elaboración de informes, estadísticas y análisis.
Beneficio clave para el sistema de gestión
La Gestión y Control Documental de ShareMe permite demostrar que:
Los documentos están controlados durante todo su ciclo de vida
Los accesos y cambios están trazados
Las aprobaciones y revisiones están documentadas
La documentación vigente es identificable y fiable