Gestión de Acciones Correctivas y Preventivas (CAPA)
Gestiona acciones correctivas, preventivas y de mejora mediante un flujo estructurado por etapas, con trazabilidad, tareas asociadas y control del cierre
Qué es CAPA en ShareMe
El módulo de Gestión de Acciones Correctivas y Preventivas (CAPA) de ShareMe permite gestionar acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de sistemas de gestión basados en estándares internacionales como ISO, GAMP o IFS.
El sistema estructura todo el proceso CAPA desde la apertura de la acción hasta la valoración de su eficacia, asegurando control, seguimiento y trazabilidad de cada registro.
Aplicación en sistemas de gestión
El módulo CAPA está orientado a organizaciones que trabajan con sistemas basados en:
ISO 9000 (Calidad)
OHSAS 18000 (Seguridad y salud laboral)
GAMP (Buenas Prácticas de Fabricación Automatizada)
ISO 14000 (Medio ambiente)
IFS (Seguridad alimentaria)
SA 8000 (Responsabilidad Social Corporativa)
Acceso y control de usuarios
La aplicación se opera en un entorno web y requiere autenticación mediante usuario y contraseña, mostrando el nombre del usuario que accede al sistema.
La seguridad se gestiona mediante listas de control de acceso con roles y distintos niveles de permisos, integrables con el directorio activo de la empresa o Microsoft 365, y con políticas de seguridad de contraseñas.
Registro, clasificación y trazabilidad
Cada CAPA se gestiona mediante un registro basado en un formulario con metadatos que permiten clasificar, organizar y buscar la información. Parte de estos metadatos se alimenta desde tablas de configuración definidas por la organización.
El sistema mantiene la trazabilidad de todas las operaciones realizadas sobre la acción y su estado, aplicando controles para evitar inconsistencias y errores en el proceso.
Flujo de gestión CAPA en 6 etapas
La gestión de las acciones correctivas y preventivas se realiza a través de seis etapas claramente definidas:
Identificación o apertura → Investigación → Aprobación → Ejecución → Verificación → Valoración de la eficacia
El sistema permite enviar la acción entre etapas mediante flujos de trabajo, devolverla a fases anteriores, desestimarla en la fase de aprobación y reabrir acciones cerradas justificando el motivo. Cada etapa tiene un responsable y se controlan fechas previstas y reales.
Relación con no conformidades y reclamaciones
Las acciones correctivas y preventivas (CAPA) pueden vincularse con no conformidades, reclamaciones y otras acciones, facilitando la trazabilidad entre incidencias detectadas y las acciones definidas para su tratamiento.
Tareas, alarmas y notificaciones
Durante la gestión de una CAPA se pueden crear tareas asociadas, asignando responsables y fechas. Los usuarios reciben notificaciones por correo electrónico cuando se les asigna una tarea o cuando se aproximan fechas de aviso o vencimiento. El sistema ofrece vistas específicas como Mis Acciones y Mis Tareas para facilitar el seguimiento individual.
Cierre, control y consulta
Las acciones se consultan mediante vistas organizadas por criterios y agrupadas en abiertas, cerradas y desestimadas.
Los registros cerrados o desestimados mantienen sus campos no editables. Existen mecanismos de control de eliminación de registros y, para determinadas operaciones relevantes, se solicita la contraseña del usuario, quedando el evento registrado en un log.
Búsqueda y exportación
La aplicación incorpora mecanismos de búsqueda por filtros, metadatos y contenido, y permite exportar la información a Excel para informes, estadísticas y análisis. También permite anexar ficheros asociados al proceso CAPA.
