Gestión de Control de Cambios
El módulo de Gestión de Control de Cambios de ShareMe 365 V2, desarrollado por Marqués, permite gestionar el ciclo completo de cambios desde la propuesta hasta la implantación, cumpliendo con estándares ISO, GAMP, IFS y otras normativas internacionales
Objetivo gestión de Control de Cambios
El sistema gestiona:
Propuestas de cambio y registro inicial
Planificación de la implementación
Verificación de la implantación
Análisis de impacto en procesos y sistemas
Ejecución del cambio
Documentación completa del proceso
Componentes Principales
Registros de Control de Cambios
Documentos centrales con información del cambio
Estados del Flujo
Etapas del proceso desde propuesta hasta cierre
Registro de Firmas
Trazabilidad completa de transiciones y decisiones
Tareas Asociadas
Actividades vinculadas a cada cambio
Configuración del sistema
El módulo permite configurar:
Roles
Responsables en el flujo de trabajo
Ámbitos
Clasificación por áreas con permisos específicos
Tipos de Registros
Categorización según naturaleza del cambio
Flujos de Trabajo
Personalizables con múltiples revisiones (un solo flujo activo por combinación)
Estados del Flujo
Etapas con acciones, perfiles, notificaciones y permisos configurables
Codificación Automática
Notificaciones por Email
Gestión de Tareas
Los poseedores crean tareas vinculadas al registro que no condicionan el avance del flujo. Sistema de alarmas configurable para fechas próximas de finalización.
Roles y permisos
Creadores: Generan nuevos registros
Poseedores: Editan el registro en su fase actual
Firmantes: Acceso de lectura a registros firmados
Lectores: Consulta según ámbito y tipo
Gestores: Permisos avanzados de edición
Propietarios: Control total
Funcionamiento del Motor de Flujo
Al crear un cambio, se asocia automáticamente un flujo de trabajo activo según ámbito y tipo seleccionados
Operaciones principales
Avance
Transición entre etapas con notificaciones y registro en log
Validación Múltiple
Aprobación requerida de todas las personas cuando un rol tiene varios asignados
Devolución
Retorno a etapas previas con justificación
Desestimación
Cancelación del proceso con motivo obligatorio
Registro de Firmas
Documentación de usuario, fecha, decisión y motivos de cada transición
Estructura del registro
Secciones Fijas
Datos generales, flujo de trabajo, registro de firmas y tareas
Secciones Configurables
Campos personalizables para fechas, estados y comentarios
Características Técnicas
Contenedores específicos sin interferir con SharePoint
Múltiples vistas con agrupación, ordenación y filtrado
Exportación a Excel
Búsqueda avanzada en metadatos y contenido
Archivos adjuntos (Word, Excel, PDF, PowerPoint, imágenes)
Confirmación de operaciones y validación de campos
Contraseñas opcionales y log completo de auditoría
Bloqueo automático de registros cerrados
Reapertura por gestores con justificación
Ventajas Principales
Flexibilidad
Flujos completamente personalizables
Trazabilidad
Registro detallado de acciones y decisiones
Control
Permisos granulares en cada fase
Automatización
Notificaciones y alarmas automáticas
Adaptabilidad
Configuración según normativa y organización
Cumplimiento
Diseñado para ISO, GAMP, IFS y otros estándares