Gestión de Auditorías
Qué es la gestión de auditorías
El módulo de Gestión de Auditorías permite gestionar todo el proceso de auditorías internas y externas, desde la planificación hasta el cierre, cumpliendo con múltiples normativas internacionales.
Normativas y estándares soportados
Esta solución está orientada a sistemas de gestión basados en:
Normas ISO 9000 de calidad
Normas OSHAS 18000 de prevención y seguridad laboral
Normas GAMP (Buenas Prácticas de Fabricación Automatizada)
Normas ISO 14000 de medio ambiente
Normas IFS de seguridad alimentaria
Normas de Responsabilidad Social Corporativa (SA 8000)
Configuración del Sistema
El sistema permite configurar:
Tipos de Auditorías según ámbito y objeto auditado
Objetos Auditables específicos a evaluar
Causas de Auditoría para clasificación
Codificación Automática de programas y auditorías
Notificaciones por Email para eventos del ciclo de vida
Componentes principales del sistema
El módulo gestiona los siguientes elementos:
Programas de Auditorías
Agrupan múltiples auditorías en un periodo determinado
Fichas de Auditorías
Documentos centrales con información de cada auditoría
Agenda
Planificación de reuniones durante la auditoría
Documentos
Gestión de documentación previa y de ejecución
Desviaciones
Registro de hallazgos detectados
Informes de Trabajo
Documentación de observaciones durante la ejecución
Informes de Cierre
Recopilación de resultados finales
Flujo de Trabajo
1. Creación del Programa
Los usuarios creadores generan programas de auditorías en estado “Borrador” e incorporan las auditorías individuales asociadas
2. Aprobación
El elaborador envía el programa a “Pendiente de Aprobar”. El aprobador puede: aprobar el programa, devolverlo a elaboración o desestimarlo. Cada acción genera firmas.
3. Inicio de Auditoría
El auditor jefe inicia la auditoría, cambiando su estado a “Iniciada” y habilitando la creación de agenda, documentos, informes y desviaciones.
4. Ejecución
Durante esta fase se gestionan todos los elementos de la auditoría: reuniones, documentación, hallazgos e informes de trabajo.
5. Cierre
El auditor jefe ejecuta el cierre, bloqueando el registro para evitar modificaciones posteriores.
6. Nuevas Revisiones
Los programas aprobados pueden incorporar nuevas auditorías mediante revisiones que reinician el ciclo de aprobación.
Características Técnicas
Organización de la Información
- Contenedores específicos para almacenar archivos, imágenes y documentos
- Múltiples vistas con criterios de agrupación, ordenación y filtrado
- Exportación a Excel de registros
- Búsqueda avanzada en metadatos y contenido de archivos
Archivos Adjuntos
Soporte para Word, Excel, PDF, PowerPoint e imágenes en todos los contenedores.
Seguridad
- Confirmación de operaciones críticas
- Validación de campos obligatorios
- Solicitud de contraseña configurable
- Log completo de auditoría de acciones
- Bloqueo automático de registros cerrados o desestimados
- Eliminación restringida solo a gestores y propietarios
Ventajas principales
Centralización
Toda la información de auditorías en una única plataforma
Estandarización
Flujos de trabajo predefinidos que aseguran consistencia
Comunicación automática
Notificaciones que mantienen informados a todos los participantes
Control de acceso
Sistema de roles que asegura permisos adecuados
Trazabilidad completa
Registro detallado de acciones, fechas y firmas electrónicas
Flexibilidad
Configuración adaptable a necesidades específicas
Integridad de datos
Bloqueo automático de registros procesados
Roles y permisos
El sistema implementa diferentes roles para control de acceso:
Creador
Crea nuevos programas y auditorías
Elaborador
Desarrolla el contenido de los programas
Aprobador
Aprueba los programas antes de ejecución
Auditor Jefe
Responsable principal de la auditoría
Equipo Auditor
Miembros que participan en la auditoría
Responsable Auditado
Persona del área auditada
Gestores y Propietarios
Permisos avanzados de administración