Gestión de Clientes y Proveedores
Qué es la gestión de clientes y proveedores
El módulo de Gestión de Clientes y Proveedores de ShareMe permite controlar y gestionar de forma estructurada la información, documentación y validación de clientes y proveedores dentro de sistemas de gestión basados en estándares internacionales como ISO, GAMP o IFS.
Aunque clientes y proveedores se gestionan en módulos específicos, ambos comparten el mismo enfoque de control, trazabilidad y validación dentro del sistema de calidad.
Aplicación en sistemas de gestión
La gestión de clientes y proveedores en ShareMe está orientada a organizaciones que trabajan con sistemas basados en:
ISO 9000 de calidad
OHSAS 18000 de seguridad y salud laboral
GAMP
ISO 14000 de medio ambiente
IFS de seguridad alimentaria
SA 8000
Registro y clasificación mediante metadatos
Tanto clientes como proveedores se gestionan mediante registros basados en formularios, con un conjunto de metadatos que permiten clasificar, organizar y buscar la información.
Parte de estos metadatos se alimenta desde tablas de configuración, lo que permite agrupar registros por distintos criterios y mantener una estructura coherente dentro del sistema.
Estados, validación y desestimación
El sistema permite identificar fácilmente las fichas de clientes y proveedores según su estado dentro del proceso de gestión.
Se implementan workflows específicos para:
Validar clientes
Desestimar clientes
Validar proveedores o proveedor-producto
Desestimar proveedores o proveedor-producto
Estas operaciones requieren la introducción de la contraseña del usuario y generan un registro en log. Los registros validados o desestimados no pueden modificarse.
Trazabilidad y control
ShareMe mantiene la trazabilidad de todas las acciones realizadas sobre:
Los registros de clientes
Los registros de proveedores y proveedor-product
Los documentos asociados
El sistema incorpora mecanismos de control como campos obligatorios, confirmaciones de operaciones y control de eliminación de registros para evitar situaciones incoherentes.
Gestión documental asociada
Cada cliente y proveedor dispone de un gestor documental asociado, donde se almacenan y clasifican todos los documentos relacionados.
Los documentos están siempre vinculados a su registro correspondiente y cuentan con workflows propios para su aprobación o desestimación. Los documentos aprobados o desestimados quedan bloqueados para evitar modificaciones.
Relación proveedor–producto
En el caso de proveedores, el sistema permite gestionar la relación proveedor-producto, indicando qué productos suministra cada proveedor y su estado de evaluación dentro del sistema de calidad.
Acceso, roles y seguridad
El acceso a la aplicación se realiza mediante usuario y contraseña, mostrando el nombre del usuario autenticado.
La seguridad se gestiona mediante listas de control de acceso, asignando usuarios o grupos a distintos roles con niveles de permisos definidos. Todos los perfiles son usuarios internos registrados en el directorio activo de la organización.
Notificaciones, búsqueda y exportación
El sistema permite generar notificaciones por correo electrónico asociadas a clientes, proveedores y operaciones realizadas, con posibilidad de activarlas o desactivarlas.
Incluye mecanismos de búsqueda por filtrado, búsquedas básicas y avanzadas, tanto en metadatos como en documentos. La información puede exportarse a Excel para informes, estadísticas o análisis.