Software de gestión documental y calidad
¿Qué es un Software de gestión documental y de calidad?
Un software de gestión documental y de calidad, o Quality Management System (QMS), es una solución digital que permite a las empresas organizar, monitorear y optimizar todos los aspectos relacionados con la calidad de sus productos y procesos. Este tipo de software ayuda a garantizar que las operaciones de la empresa cumplan con las normativas, regulaciones y estándares de calidad exigidos en el mercado, como ISO, IFS/BRC o GMP.
El QMS es fundamental en sectores altamente regulados como la industria farmacéutica, química, alimentaria y cosmética. Además, su implementación permite digitalizar la gestión documental, automatizar procesos y reducir el uso de papel, incrementando así la eficiencia y la trazabilidad.
Beneficios de implementar un Software de gestión documental y de calidad
La implementación de un software de gestión documental y de calidad ofrece numerosos beneficios, especialmente en sectores donde el cumplimiento normativo es un factor crítico. A continuación, detallamos algunas de las ventajas clave:
✔Mejora del cumplimiento normativo
Cumple con normativas como ISO 9001, ISO 14001, IFS/BRC, GMP y 21CFR Part 11, entre otras.
✔ Reducción de riesgos y costos
Minimiza los riesgos asociados a errores humanos y reduce costos operativos al optimizar procesos.
✔ Aumento de la eficiencia
Automatiza tareas repetitivas, liberando tiempo para actividades de mayor valor añadido.
✔ Mejora de la toma de decisiones
Acceso a información en tiempo real y potentes buscadores que permiten identificar rápidamente datos críticos.
✔ Mayor transparencia y trazabilidad
Registros detallados y audit trail que garantizan la trazabilidad de cada acción dentro del sistema.
¿Por qué es necesario contar con un Software de gestión documental y de calidad?
En un entorno competitivo y regulado, contar con un software de gestión documental y de calidad se convierte en una necesidad para mantener la competitividad y asegurar la conformidad con normativas internacionales. A continuación, se detallan las principales razones:
Estandarización de Procesos
Un software de gestión de calidad permite establecer procesos estandarizados que aseguran la consistencia y calidad de los productos y servicios.
Optimización del cumplimiento normativo
Facilita la adhesión a normativas y regulaciones internacionales, como ISO 9001, GMP o FDA, mediante la digitalización y control documental.
Mayor agilidad y eficiencia
Al automatizar tareas repetitivas, el equipo se puede centrar en actividades de mayor valor añadido, mejorando la productividad general de la empresa.
Reducción de riesgos operacionales
Al centralizar la información y automatizar procesos, se reducen los errores humanos y los riesgos asociados a la gestión manual.
Mejora Continua
Facilita la identificación de áreas de mejora y la implementación de acciones correctivas y preventivas, promoviendo la mejora continua en la organización.
Mejora en la satisfacción del cliente
La capacidad de gestionar y resolver no conformidades y reclamaciones de manera efectiva se traduce en una mayor satisfacción y confianza por parte de los clientes.
Trazabilidad total
Garantiza la trazabilidad completa de cada acción, desde la generación de un documento hasta la aprobación y firma final. Esto es fundamental para auditorías internas y externas.
Reducción de costos
La automatización y digitalización eliminan la necesidad de gestionar grandes cantidades de papel y documentos físicos, lo que reduce costos de almacenamiento y manejo de información.
Acceso remoto y colaboración
La capacidad de acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo mejora la colaboración entre equipos y facilita la gestión en entornos de trabajo híbrido o remoto.
Seguridad y Protección de Datos
Implementa niveles avanzados de seguridad y encriptación para proteger la información sensible y evitar fugas de datos.
¿Por qué elegir ShareMe como Software de gestión documental y de calidad?
ShareMe QMS es una solución avanzada para la gestión documental y de calidad, basada en la tecnología de Microsoft SharePoint. Esta plataforma ha sido desarrollada para empresas con procesos altamente regulados, garantizando el cumplimiento normativo y facilitando la gestión documental.
Principales ventajas de ShareMe
✔ Integración completa
Compatible con Microsoft Office, Outlook y otros softwares externos como ERP, VPS, BI y BBDD.
✔ Seguridad y control
Codificación de documentos, control de versiones, audit trail y bloqueo de acceso mediante contraseñas.
✔ Escalabilidad
Adaptable a las dimensiones y requisitos específicos de la empresa.
✔ Automatización
Configuración de flujos de trabajo para la aprobación y control de la seguridad de documentos.
✔ Acceso web multidispositivo
Permite la gestión remota con acceso a la información en cualquier momento y lugar.
Áreas y módulos del gestor documental y de calidad
Un software de gestión documental y de calidad debe abarcar todos los aspectos necesarios para asegurar un control integral. Los principales elementos son:
Gestión documental
La gestión documental asegura control de versiones, avisos, revisiones, distribución, almacenamiento y puesta en vigor bajo normas GMP.
No conformidades/ reclamaciones
La gestión de no conformidades y reclamaciones incluye clasificación, flujo automatizado, enlace con CAPA y auditorías, y documentación asociada.
Acciones (CAPA)
La gestión CAPA clasifica acciones en preventivas, correctivas o de mejora, con un flujo automatizado desde la elaboración, investigación y aprobación, hasta el cierre.
Clientes/proveedores
La gestión de clientes y proveedores incluye fichas, gestión y validación documental, registro de productos, y homologación de proveedores y clientes.
Auditorias
La gestión de auditorías abarca clasificación, programación, planificación, ejecución, cierre, avisos de vencimientos y un histórico de auditorías.
Control de cambios
El control de cambios incluye gestión de propuestas, análisis de impacto, planificación, ejecución y verificación del cambio, gestión de roles y control de accesos.
Formación
La gestión de formación abarca fichas de CV, planes de formación, asignación de asistentes, documentación, alertas y control de horas.
Equipos
La gestión de equipos incluye registro, planes de calibración y mantenimiento, avisos de vencimientos y seguimiento del estado.
Boletines
La gestión de boletines abarca control, clasificación y agrupación, asignación de responsabilidades, validación y desestimación y adjuntos.